بخشهای فناوری اطلاعات به طور مداوم مشغول هستند و نه تنها نظارت بر عملیات روزمره فناوری شرکت بلکه رسیدگی به درخواست های خدمات از کارمندان و مدیران اجرایی را نیز بر عهده دارند. برای کاهش میزان تماس هایی که بخش فناوری اطلاعات نیاز به انجام آنها را دارد ، آنها می توانند کاتالوگ خدمات را ارائه دهند که جزئیات خدمات آنها را ارائه می دهد و به کاربران این امکان را می دهد بدون نیاز به تماس درخواست خود را مشاهده کنند. این نه تنها تجربه کاربر را بهبود می بخشد و ساده می کند بلکه باعث صرفه جویی در هزینه ها و کاهش هدر رفتن زمان کارمندان در بخش فناوری اطلاعات می شود. در صورت نیاز ، یک کاتالوگ خدماتی می تواند گسترش یابد و شامل تمام جنبه های تجارت ، از جمله امور مالی و منابع انسانی باشد.
مزایا کاتالوگ خدمات
۱٫ ارائه خدمات
یک کاتالوگ خدمات واضح و دقیق به کاربران اطلاع می دهد که دقیقاً چه خدماتی ارائه می شود ، نحوه اجرای این سرویس ها و تقریباً مدت زمان آن چیست. این کار به کاربر و بخش فناوری اطلاعات این امکان را می دهد تا مراحل صحیحی را که باید برای رسیدن به یک راه حل مناسب دنبال شود ، بدانند. منابع موجود در بخش IT به طور موثر و سریع برای حل مشکل تخصیص داده می شوند و در نتیجه رضایت کاربر بالاتر می رود.
همچنین میتوانید مشاهده کنید : کاتالوگ دیجیتال
۲٫ خدمات بیشتر برای خودتان
یک کاتالوگ خدمات با اجازه دادن به کاربران برای ایجاد و پیگیری درخواست های خود ، نه تنها رضایت کاربر را بهبود می بخشد بلکه باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه می شود. همچنین می تواند تجربه کاربری را ساده کند و باعث شود که کاربران در مورد تعامل خود با پورتال (توسط کاتالوگ تغذیه شوند) یا بخش IT احساس مثبت تری داشته باشند. این امر به ویژه برای کاربرانی که ممکن است از نظر فنی یا فیزیکی تمایلی به حضور نداشته باشند بسیار مهم است. یک کاتالوگ خدمات امکان دسترسی به منابع پشتیبانی را بدون توجه به زمان و مکان فراهم می کند و هزینه های اجرای پشتیبانی را در تمام ساعات کاهش می دهد.
کاتالوگ های خدمات شکایات کاربران را کاهش می دهد. کاربری که به پشتیبانی نیاز دارد قادر خواهد بود به راحتی با تماس یا از طریق وبسایت پشتیبانی شود . این امر رضایت همه جانبه را فراهم می کند: کاربر می داند که درخواست او در حال انجام است ، مدیران می دانند که کارکنان آنها قادر هستند کار خود را در اسرع وقت به پایان برسانند و بخش فناوری اطلاعات می تواند به جای ارائه درخواست ، وقت خود را برای کار بر روی درخواست اختصاص دهد. به روز رسانی مداوم در مورد وضعیت آن.
همچنین بخوانید : سه جنبه برای طراحی کاتالوگ عالی
۳٫ بهره وری فناوری اطلاعات ، بهره وری تجاری
صاحبان مشاغل باید بدانند که بخش IT آنها مولد و کارآمد است. کاتالوگ خدمات با جلوگیری از اتلاف وقت در درخواست هایی که به راحتی توسط کاربر کنترل می شود ، به بخش اجازه می دهد تا کارهای مهم را اولویت بندی کند ، بهره وری IT را بهبود می بخشد. این امر به معنای قابل مشاهده بودن برای صاحب مشاغل یا مدیران است ، به آنها اجازه می دهد ببینند که بخش فناوری اطلاعات چه وظایفی را انجام می دهد و در چه بازه زمانی ، توافق نامه های سطح خدمات و شاخص های اصلی پشتیبانی را کنترل می کند.
۴٫ خدمات مشتری بهبود یافته
بخشهای IT آینده نگر به سمت ساخت کاتالوگ خدمات خود به عنوان سنگ بنای مدیریت خدمات خود پیش می روند. یک مسئله مهم در مشاغل فعلی عدم اعتماد بین بخش فناوری اطلاعات و مشتریان آنها (مشتریان داخلی مانند سایر کارمندان بخش داخلی و مشتریان خارجی) است. این اغلب نتیجه اختلاف بین زبان فنی و زمینه بین مدیران و بخش فناوری اطلاعات است. کاتالوگ خدمات آنچه را که توسط بخش فناوری اطلاعات ارائه می شود ، به زبانهای شفاف و شغل محور به مدیران نشان می دهد. با فیلتر کردن کاتالوگ ها در پیشنهادات سازگار ، تصمیم گیرندگان می توانند کارایی یک پیشنهاد خدمات شخصی مربوط به مشتری را ببینند. همچنین ، با ایجاد دید بیشتر در زیرساخت های بخش IT ، فرآیند ITSM مربوط به کاتالوگ های فیلتر شده (مانند KPI ، گزارش ها و …) را به صاحبان مشاغل و مدیران پاسخ می دهد که دقیقاً بخش IT چه کاری انجام می دهد ، بودجه IT چیست و اینکه آیا این بخش کار را درست انجام می دهد یا نه.
۵٫ سازگاری و کیفیت کسب و کار
یک کاتالوگ خدمات کلامی به خوبی تضمین می کند که هر سه ذینفع – مدیریت ، کاربر و بخش فناوری اطلاعات – در یک صفحه قرار دارند ، با انتظارات مداوم. برای بهره مندی از تجارت ، بخش فناوری اطلاعات باید خدمات خود را به طور موثر و در یک بازه زمانی مناسب ارائه دهد ، در غیر این صورت صاحبان مشاغل شروع به جستجوی کمک های دیگر می کنند. عدم اعتماد بین بخش فناوری اطلاعات و کاربران یا مشتریان آنها تنها منجر به مشکلات بیشتری می شود ، و یک کاتالوگ خدمات کاملاً آراسته ، کمک زیادی به ایجاد اعتماد و پاسخگویی دوباره می کند.
کاتالوگ های خدمات به طور کلی به سود تجارت می رسند ، رضایت مشتری و کاربر را فراهم می کنند در حالی که به بخش فناوری اطلاعات اجازه می دهد کار خود را به صورت مبتنی بر اولویت و کارآمد انجام دهد. از همان ابتدا کاتالوگ باید شفاف ، استفاده آسان و آموزنده باشد ، به همه افراد در این کسب و کار اجازه دهد تا بدانند از چه خدماتی برخوردار هستند و در چارچوب زمانی کاتالوگ های خدمات با کاهش هزینه های خدمات ، ایجاد اعتماد ، ایجاد شفافیت و اجازه دادن به کارمندان و بخش فناوری اطلاعات برای افزایش بهره وری ، می توانند یک کسب و کار را با بهره وری بالا اداره کنند.
برای مشاهده نمونه کاتالوگ ها به صفحه نمونه کاتالوگ خدمات مراجعه نمایید.
